懂得利用自己的时间
来源: 作者: 时间: 2003-01-01
奥联网：肖暮雨
杜拉克关于时间管理问题，有着非常精辟的论述。我们可以透过杜氏论述，了解时间管理的主要内容：
关于管理者任务的许多讨论，都建议从做好自己工作的计划开始。这种说法显然是有道理的。糟糕的是，管理者的工作计划很少发生作用。有效的管理者不是从他们的任务开始，而是从他们的时间开始。然后，他们尝试管理他们的时间，减少用于非生产性需求方面的时间。最后，他们尽可能地把“分散的”时间，集中成为整段时间。这个过程可以分成以下三个步骤：记录时间、管理时间、集中时间。
一、 对管理者的时间需求
管理者经常受到各种压力，把时间花在一些非生产性的活动上，白白浪费时间。任何一个管理者，不论他是不是经理，总有许多时间用在那些毫无贡献的工作上。他在组织中的地位越高，组织对他的时间需求就越大。每一个知识工作者，特别是每一个管理者，要想有效，就需要设法把时间安排成整段利用。如果把时间分割零星使用，即使总时数相同，时间还是觉得不够用。特别是同别人共同工作时，更需要考虑时间的利用问题，当然这是管理者工作的中心任务。知识工作者要想取得成果和成绩，必须重视整个组织的成果和成绩的目标，这就是说，他还得匀出时间来，把他的视线由工作转到成果上，由他的专业转到可以出成绩的外界环境上。组织本身的需求，人事问题的需求，以及创新变革的时间的需求，日益要求管理者重视管理好他们的时间，但是，管理者如果不首先了解自己的时间用到什么地方去了，也就不能管理好他们的时间。
二、 时间判断
要提高管理者的工作有效性，第一步就是要记录实际利用的时间。许多有效的管理者经常保持这样一份时间记录簿，而且每月定期地拿出来查阅，或者至少，以三至四星期为一个记录时间段，一年内记录两三个时间段。有了这样的时间记录簿，他们便可以重新考虑和安排他们的时程表。这样经过六个月以后，他们往往发现，时间都浪费在一些琐事上。第二步是要做到系统地管理时间，我们必须发现那些非生产性的浪费时间的活动，并且尽可能地取消这类活动，这就要求向自己提出三个判断性的问题：
1．首先应该认定和排除哪些是根本没有必要去做的事，哪些事做了纯粹不过是浪费时间，不会有任何成效。
2．其次的问题是：在我的时间记录簿上所记载的那些活动中，哪些活动是可以请别人办，照样可以做得好的。
3．浪费时间的重要因素，大都是管理者本身可以控制和消除的。否则，那就是管理者自己在浪费别人的时间。
三、 消除时间浪费
上面介绍的关于浪费时间的三种判断性问题，对每个管理者都是有一定作用的。也是每一个知识工作者和管理者应该反躬自问的问题。但管理者的时间的浪费有时是由管理不善和组织缺陷所造成的。管理不善会浪费每个人的时间，尤其是浪费管理者的时间。
1．首要的是先要确定哪些是由于没有规章制度和缺少远见所造成的浪费，其中最明显的症状就是机构中反复出现的同样的“危机”。
2．时间的浪费是由于人员过多。人员过多有一个较可靠的征兆。那就是，如果某一单位的高级领导，特别是主管人员需要花一部分（哪怕是十分之一）的时间，来处理人际关系，处理纠葛和摩擦，处理裁决争执和协作等等，那么，这个单位的人员肯定是过多了。
3．另一个常见的时间浪费的原因，是组织不健全，其特征是会议太多。一般来说，一个管理者，绝不能让会议占去他的主要时间。会议太多，就表明职务结构不善和组织部门设置不当，会议太多还表明，本来是一项工作，或一个部门就可完成的工作，却被分为几项工作或分散到几个部门里去了。这同时也说明职责不清，因而不能将信息传达到真正需要它的人员手中。
4．最后项时间浪费的因素是信息不灵。同样普遍的是，信息错误传递，它的后果更为严重。
四、 掌握自己自由支配的时间
管理者通过对自己时间的记录和分析，然后去掌握它就能确定在主要业务上，要花多少时间，有多少时间可以自由支配用在贡献较大的大事上。因此，一个有效的管理者一定知道必须集中使用他的自由时间，知道他需要整段的时间，而零星片断的时间等于没有时间。所以，时间管理的最后一个步骤就是，将在正常情况下根据记录和分析时间所得知的可以由管理者自行掌握的零散时间集中起来使用。关于怎样集中使用时间，有许多办法，如有的人（通常是高级人员），每星期在家里工作一天。也有的人是有计划地安排好整个业务工作时间：将会议、批阅文件、研究问题等例行工作安排在一个星期的两天集中处理（如在星期一和星期五），而其他日子的上午时间则固定下来，用来处理工作中的重大问题。另外一种相当普遍的方法就是，每天上午都安排一段在家里办公的时间。
所有有效管理者对控制和管理时间都会持之以恒，他们不仅支持记录时间和定期分析时间，还根据自己自由支配的时间，对每一项重大工作确定一个完成的期限。“认识你自己”，这是称赞智者的古老箴言，对于凡人则是太难做到了。但是，“认识你的时间”，只要一个人肯做，是能做到的，而且这也是通向成功和有效性之路。